Datenschutzerklärung

Baltic Anime & Nerd Society e.V.

Stand: August 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns wichtig.

Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten der Baltic Anime & Nerd Society e.V. verarbeitet, warum diese Daten verarbeitet werden und welche Rechte dir nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen unserer Vereinsarbeit, zur Verwaltung unserer Mitglieder, zur Organisation von Veranstaltungen und zur Bereitstellung unserer Website und Vereinsangebote.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Baltic Anime & Nerd Society e.V.
c/o Eileen Kunz
Hundsburgallee 8
18106 Rostock

Vertreten durch den Vorstand:

Eileen Kunz (Vorsitzende)
Christian B. (stellvertretender Vorsitzender)
Iven K. (Schatzmeister)

Kontakt:

E-Mail: bans.kontakt@gmail.com

3. Verarbeitung personenbezogener Daten im Verein

3.1 Mitgliedschaft

Im Rahmen einer Mitgliedschaft verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Verwaltung und Durchführung der Vereinsmitgliedschaft erforderlich sind.

Dazu gehören insbesondere:

Name
Adresse
Geburtsdatum
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Bankverbindung / SEPA-Mandat
Eintrittsdatum
Mitgliedsnummer
Austrittsdatum

Zusätzlich können freiwillig bereitgestellte Informationen verarbeitet werden, beispielsweise:

Discord-Nutzername
Social-Media-Namen
Interessen
Angaben zur Beteiligung an Vereinsprojekten

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere für:

Aufnahme und Verwaltung der Mitgliedschaft
Kommunikation mit Mitgliedern
Organisation von Vereinsaktivitäten
Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen
Durchführung der Vereinsarbeit

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Veranstaltungs- und Teilnehmerdaten

Bei Veranstaltungen des Baltic Anime & Nerd Society e.V. können personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Dies betrifft beispielsweise:

Eventanmeldungen
Cosplay-Wettbewerbe
Zeichenwettbewerbe
Helferanmeldungen
Walking Acts
sonstige Vereinsveranstaltungen

Je nach Veranstaltung können verarbeitet werden:

Name
Kontaktdaten
Alter beziehungsweise Altersangabe
Teilnahmeinformationen
Wettbewerbsbeiträge
weitere freiwillige Angaben

Die Daten werden ausschließlich zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung verwendet.

5. Helferdaten

Für die Unterstützung unserer Veranstaltungen verarbeiten wir Daten von Helferinnen und Helfern.

Dazu können gehören:

Name
Kontaktdaten
gewünschte Aufgabenbereiche
Verfügbarkeit
organisatorische Informationen

Wir verwenden hierfür ein allgemeines Helferformular, welches für zukünftige Veranstaltungen des Vereins genutzt werden kann.

Helfertätigkeiten sind ab 16 Jahren möglich.

Minderjährige Helferinnen und Helfer benötigen die Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten.

Eine allgemeine Aufsichtspflicht oder Betreuungspflicht des Vereins gegenüber minderjährigen Helfern wird dadurch nicht begründet.

6. Foto- und Videoaufnahmen

Bei Veranstaltungen und Aktivitäten des Vereins können Foto- und Videoaufnahmen entstehen.

Diese können verwendet werden für:

Dokumentation der Vereinsarbeit
Berichte über Veranstaltungen
Öffentlichkeitsarbeit
Bewerbung zukünftiger Veranstaltungen

Bei Gruppenfotos wird nach Möglichkeit vorher darauf hingewiesen.

Bei Minderjährigen werden erforderliche Zustimmungen der Erziehungsberechtigten eingeholt.

7. Website und Hosting

Unsere Website wird über WordPress.com betrieben.

Beim Besuch unserer Website können technisch notwendige Daten verarbeitet werden, die für den Betrieb und die Sicherheit der Website erforderlich sind.

Dazu können gehören:

IP-Adresse
Browserinformationen
Betriebssystem
Zeitpunkt des Zugriffs
technische Zugriffsdaten

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren Bereitstellung unserer Website.

8. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies.

Wir verwenden keine Cookies zu Werbezwecken.

Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Dienste ein, die das Verhalten unserer Besucher zu statistischen oder werblichen Zwecken auswerten.

9. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail oder über Kontaktmöglichkeiten der Website kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Daten zur Bearbeitung deiner Anfrage.

Dies können sein:

Name
E-Mail-Adresse
Nachricht
weitere freiwillig übermittelte Informationen

Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung deines Anliegens genutzt.

10. Newsletter

Wir bieten über unsere Website einen Newsletter an.

Für den Versand nutzen wir die Newsletter-Funktionen von WordPress.com.

Bei Anmeldung werden die dafür erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere:

E-Mail-Adresse
gegebenenfalls weitere freiwillige Angaben

Der Newsletter dient ausschließlich der Information über Vereinsaktivitäten, Veranstaltungen und Neuigkeiten.

Eine Abmeldung ist jederzeit möglich.

11. Interne Verwaltungssysteme

Zur Organisation unserer Vereinsarbeit nutzen wir interne Verwaltungssysteme.

Dazu gehören:

Google Drive
Google Tabellen
Papierunterlagen
Discord

Diese Systeme werden ausschließlich für Vereinszwecke verwendet.

Der Zugriff erfolgt nur durch:

Vorstandsmitglieder
ausdrücklich berechtigte Helferinnen und Helfer

Wir treffen geeignete Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere:

Zugriffsbeschränkungen
individuelle Berechtigungen
Zwei-Faktor-Authentifizierung
keine öffentlichen Freigabelinks mit personenbezogenen Daten

12. Canva

Für die Erstellung und Bearbeitung von Vereinsgrafiken, Bildern und Videos nutzen wir Canva für Nonprofits.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

Vereinsmaterialien
Veranstaltungsbilder
Fotos von Mitgliedern und Teilnehmern
Videomaterial

Die Nutzung erfolgt zur Gestaltung von Vereinsinhalten und Öffentlichkeitsarbeit.

13. Social Media

Unsere Website kann Links zu unseren Social-Media-Auftritten enthalten.

Wir verwenden keine eingebetteten Social-Media-Plugins.

Beim Aufrufen eines Social-Media-Links gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Plattformbetreibers.

14. Kommentare auf der Website

Sofern die Website eine Kommentarfunktion anbietet, können dabei die von Nutzern angegebenen Daten verarbeitet werden.

Dies kann insbesondere umfassen:

Name beziehungsweise Nutzername
E-Mail-Adresse
Kommentarinhalt
Zeitpunkt der Erstellung
technische Daten wie IP-Adresse

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Verwaltung der Kommentarfunktion sowie zum Schutz vor Missbrauch.

15. Weitergabe von personenbezogenen Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nicht ohne Rechtsgrundlage.

Eine Weitergabe kann erfolgen, wenn:

dies zur Erfüllung unserer Vereinsaufgaben erforderlich ist,
eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
ein Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird,
eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

16. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Nach Wegfall des Zweckes werden Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtlich zulässige Gründe entgegenstehen.

17. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft
Recht auf Berichtigung
Recht auf Löschung
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit
Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Bei Fragen zum Datenschutz kannst du dich wenden an:

Baltic Anime & Nerd Society e.V.
E-Mail: bans.kontakt@gmail.com

18. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir überprüfen diese Datenschutzerklärung regelmäßig und passen sie an, wenn sich unsere Vereinsarbeit oder rechtliche Anforderungen ändern.

Aktuelle Version: August 2026